Warum Immobilienunternehmen auf KI-Telefonassistenten setzen sollten

Die Immobilienbranche lebt von schnellen Reaktionszeiten und einer effizienten Lead-Qualifizierung. Interessenten erwarten sofortige Antworten, während Immobilienmakler oft mit einer Flut an Anrufen und Anfragen kämpfen.

Ein KI-Telefonassistent kann genau hier unterstützen, indem er:

• Anrufer automatisch nach ihren Kriterien befragt (Budget, Lage, Anzahl der Schlafzimmer etc.)

• Immobilienangebote in einer Datenbank durchsucht und passende Objekte vorschlägt

• Besichtigungstermine direkt in den Kalender des Maklers einträgt

• Unqualifizierte Leads herausfiltert, um Zeit zu sparen

Mit einer KI-gestützten Telefonlösung können Makler sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Abschlüsse und Kundenberatung.

Die drei Hauptkomponenten eines KI-Telefonassistenten für Immobilienunternehmen

Ein KI-Telefonassistent für Immobilienmakler basiert auf drei zentralen Elementen:

1. Prompt – definiert die Gesprächsführung und wie die KI auf Anfragen reagiert.

2. Wissensdatenbank – enthält Informationen zu verfügbaren Immobilien, Preisen und Standorten.

3. Funktionen (API-Integrationen) – erlauben die Verbindung mit Google Sheets für das Immobilienportfolio, Cal.com für Terminbuchungen und CRM-Systemen für Lead-Verwaltung.

Im nächsten Abschnitt gehen wir durch, wie genau diese drei Komponenten in Retell AI und Make.com eingerichtet werden können.

Schritt 1: Wissensdatenbank mit Immobilienangeboten erstellen

Damit die KI fundierte Vorschläge machen kann, benötigt sie eine strukturierte Datenbank mit Immobilienangeboten.

Typische Informationen, die gespeichert werden sollten:

• Standort (z. B. Stadtteil oder spezifische Adresse)

• Immobilientyp (Penthouse, Einfamilienhaus, Eigentumswohnung etc.)

• Anzahl der Schlafzimmer und Wohnfläche

• Preis

• Ausstattungsmerkmale (Balkon, Einbauküche, Terrasse etc.)

Tipp: Nutze Google Sheets, um eine strukturierte Immobilien-Datenbank anzulegen.

Wissensdatenbank in Retell AI hochladen

1. Navigiere zu „Knowledge Base“ in Retell AI und klicke auf „Add New Knowledge Base“.

2. Lade dein Immobilienportfolio als Excel-Tabelle hoch oder verlinke deine interne Datenbank.

3. Speichere die Knowledge Base – nun kann die KI gezielt nach passenden Immobilien suchen.

Schritt 2: Den perfekten Prompt für den KI-Assistenten entwickeln

Der Prompt bestimmt, wie die KI mit Anrufern interagiert. Er sollte klar definieren:

✔ Wie die KI Interessenten befragt (Budget, Wohnort, Immobilientyp, Ausstattung etc.)

✔ Wann sie eine Immobilien-Datenbank durchsuchen und Vorschläge machen soll

✔ Wie sie Besichtigungstermine anbietet und bucht

Ein durchdachter Prompt verbessert die Gesprächsführung erheblich.

Beispiel für einen Immobilien-Prompt:

„Du bist ein KI-Telefonassistent für das Immobilienunternehmen XYZ. Deine Hauptaufgaben sind:

• Interessenten nach ihren Wünschen und Kriterien zu befragen (Budget, Lage, Anzahl der Schlafzimmer, Ausstattung).

• Passende Immobilien aus der Datenbank heraussuchen und präsentieren.

• Besichtigungstermine über Cal.com buchen.

• Nicht qualifizierte Leads herausfiltern und höflich absagen.

• Kundendaten für den Makler erfassen und speichern.“

Der Prompt wird in Retell AI unter „Agent Settings“ hinterlegt und gespeichert.

Schritt 3: Immobilien-Datenbank & Terminbuchung

1. Automatische Suche nach passenden Immobilien in der Datenbank

1. Webhook in Make.com erstellen

   • Öffne Make.com und erstelle einen Custom Webhook für die Immobiliensuche.

   • Kopiere die Webhook-URL und füge sie in Retell AI unter „Functions“ ein.

   • Nenne die Funktion „Find Property“ und definiere, welche Daten abgefragt werden:

     • Budget des Interessenten

     • Gewünschte Stadt/Region

     • Anzahl der Schlafzimmer

     • Ausstattungsmerkmale (Balkon, Einbauküche etc.)

2. Datenbank mit Google Sheets verbinden

   • Nutze Make.com, um die Webhook-Daten mit der Google Sheets-Datenbank zu verknüpfen.

   • Die KI prüft nun automatisch, welche Immobilien passen.

3. Suchergebnisse für die KI in Text umwandeln

   • Die Suchergebnisse werden an GPT-4o übergeben, damit sie dem Anrufer als flüssige Antwort vorgelesen werden.

2. Terminbuchung für Besichtigungen über Cal.com

1. Cal.com API mit Retell AI verbinden

   • Erstelle in Cal.com ein Event für Besichtigungstermine.

   • Kopiere die Event-Type-ID und den API-Schlüssel.

2. Terminverfügbarkeit prüfen

   • In Retell AI unter „Functions“ eine Funktion für „Check Calendar Availability“ hinzufügen.

   • API-Schlüssel und Event-Type-ID von Cal.com eingeben.

3. Terminbuchung aktivieren

   • Eine zweite Funktion für „Book Appointment“ erstellen und mit Cal.com verbinden.

   • So kann die KI direkt Termine buchen und Bestätigungen versenden.

Fazit: Warum ein KI-Telefonassistent für Immobilienunternehmen unverzichtbar wird

Schnelle & effiziente Lead-Qualifizierung – nur ernsthafte Interessenten werden weitergeleitet.

Automatische Immobilienvorschläge – kein manuelles Durchsuchen von Listen mehr.

Direkte Terminbuchung – Besichtigungstermine werden nahtlos in den Kalender eingetragen.

Zeitersparnis für Makler – mehr Zeit für hochwertige Beratung, weniger Aufwand mit unqualifizierten Leads.

Ein KI-Telefonassistent ist ein entscheidender Vorteil für Immobilienmakler, um mehr Zeit für qualifizierte Interessenten zu haben und den gesamten Verkaufsprozess effizienter zu gestalten.

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