Warum ein KI-Telefonassistent dein Kosmetikstudio revolutioniert

In Kosmetikstudios ist das Telefon oft eine der größten Zeitfresser. Terminbuchungen, Kundenfragen und Erinnerungen müssen täglich bearbeitet werden, während sich das Personal eigentlich auf Behandlungen konzentrieren sollte.

Ein KI-Telefonassistent kann genau hier ansetzen, indem er:

✅ Kunden zu Behandlungen berät und das passende Angebot vorschlägt

✅ Automatisch Termine über das Buchungssystem bucht

✅ Erinnerungs-E-Mails versendet, um Terminabsagen zu reduzieren

✅ Nahtlos mit Studio-Software wie Cituro oder Sellenkey integriert wird

📺 Falls du eine interaktive Anleitung möchtest, sieh dir unser YouTube-Tutorial an: KI-Telefonassistent für Kosmetikstudios einrichten

Die drei Hauptkomponenten eines KI-Telefonassistenten

Ein KI-Telefonassistent für Kosmetikstudios benötigt drei zentrale Elemente:

1. Prompt – Legt fest, wie sich die KI verhält und welche Antworten sie gibt.

2. Wissensdatenbank – Enthält alle relevanten Informationen zu Dienstleistungen, Preisen und Abläufen.

3. Funktionen (API-Integrationen) – Ermöglichen die Interaktion mit Terminbuchungssystemen wie Cal.com, E-Mail-Diensten und CRM-Tools.

In den folgenden Schritten richten wir diese drei Komponenten in Retell AI ein.

Schritt 1: Wissensdatenbank mit Kosmetikstudio-FAQs erstellen

Damit die KI fundierte Antworten geben kann, benötigt sie eine strukturierte Wissensdatenbank mit allen relevanten Informationen:

• Welche Behandlungen werden angeboten?

• Welche Preise gelten für verschiedene Behandlungen?

• Wie lange dauern die Behandlungen?

• Welche Voraussetzungen gibt es (z. B. Hauttyp, Allergien)?

• Öffnungszeiten und Standort des Studios

💡 Tipp: Erstelle eine Google Docs- oder Excel-Datei, in der du alle relevanten Informationen sammelst.

Wissensdatenbank in Retell AI hochladen

1. Navigiere zu „Knowledge Base“ in Retell AI und klicke auf „Add New Knowledge Base“.

2. Lade dein Dokument hoch oder verlinke deine Webseite, damit die KI immer aktuelle Informationen hat.

3. Speichere die Knowledge Base – nun kann die KI auf diese Informationen zugreifen.

Schritt 2: Den perfekten Prompt für deinen KI-Assistenten entwickeln

Der Prompt bestimmt, wie die KI mit Anrufern interagiert. Er sollte klar definieren:

✔ Wie die KI Kunden zu Behandlungen berät

✔ Wie Terminbuchungen ablaufen

✔ Wann Erinnerungen per E-Mail versendet werden

1. Prompt mit OpenAI Prompt-Generator erstellen

Ein gut durchdachter Prompt kann die Qualität der Anrufbearbeitung erheblich verbessern.

Beispiel für einen Kosmetikstudio-Prompt:

„Du bist ein KI-Telefonassistent für das Kosmetikstudio XYZ. Deine Hauptaufgaben sind:

• Kunden zu Behandlungen beraten und die beste Option vorschlagen.

• Automatische Terminbuchung über Cal.com.

• Erinnerungs-E-Mails versenden, um Terminabsagen zu reduzieren.

• Beantwortung allgemeiner Fragen basierend auf der Knowledge Base.“

1. Erstelle den Prompt in OpenAI oder nutze unseren vorgefertigten Prompt aus dem YouTube-Video.

2. Füge ihn in Retell AI unter „Agent Settings“ ein und speichere die Änderungen.

Schritt 3: Terminbuchung & Erinnerungs E-Mails

1. Terminbuchung über Cal.com automatisieren

1. Cal.com API mit Retell AI verbinden

   • Erstelle in Cal.com ein Event für Terminbuchungen.

   • Kopiere die Event-Type-ID und den API-Schlüssel.

2. Terminverfügbarkeit prüfen

   • In Retell AI unter „Functions“ eine Funktion für „Check Calendar Availability“ hinzufügen.

   • API-Schlüssel und Event-Type-ID von Cal.com eingeben.

3. Terminbuchung aktivieren

   • Eine zweite Funktion für „Book Appointment“ erstellen und mit Cal.com verbinden.

   • So kann die KI direkt Termine buchen und Bestätigungen versenden.

2. Automatische Erinnerungs E-Mails versenden

1. Webhook in Make.com erstellen

   • Öffne Make.com und erstelle einen Webhook für Erinnerungs-E-Mails.

   • Kopiere die Webhook-URL und füge sie in Retell AI unter „Functions“ ein.

   • Nenne die Funktion „Send Reminder Email“ und definiere, welche Daten erfasst werden:

     • Name des Kunden

     • Datum & Uhrzeit des Termins

     • Behandlungsart

     • E-Mail-Adresse

2. E-Mail über Gmail oder Outlook versenden

   • Erstelle in Make.com eine Automatisierung mit Gmail oder Outlook, um Erinnerungen 24 Stunden vor dem Termin zu senden.

3. Testlauf durchführen

   • Lasse die KI einen Testtermin buchen und prüfe, ob die Erinnerungs E-Mail korrekt versendet wird.

Testlauf: Funktioniert der KI-Telefonassistent in der Praxis?

1. Anruf mit Terminbuchung für eine Gesichtsbehandlung

📞 Anrufer: „Guten Tag, ich interessiere mich für eine Gesichtsbehandlung. Welche Optionen haben Sie?“

🤖 KI-Assistent: „Wir bieten verschiedene Gesichtsbehandlungen an, je nach Hauttyp und Bedürfnissen. Eine klassische Gesichtsbehandlung kostet 70 € und dauert 60 Minuten. Alternativ gibt es eine Anti-Aging-Behandlung für 90 € mit speziellen Wirkstoffen. Möchten Sie einen Termin buchen?“

📞 Anrufer: „Ja, gerne. Geht es am Freitag um 15 Uhr?“

🤖 KI-Assistent: „Ja, ich habe den Termin für Sie reserviert. Können Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse geben?“

📩 Ergebnis: Termin wird in Cal.com eingetragen, und eine Bestätigung per E-Mail gesendet.

2. Erinnerung für den Termin

📩 E-Mail 24 Stunden vor dem Termin:

„Guten Tag [Name],

dies ist eine Erinnerung für Ihren Termin zur [Behandlung] am [Datum, Uhrzeit] in unserem Kosmetikstudio. Falls Sie den Termin nicht wahrnehmen können, lassen Sie es uns bitte wissen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Ihr Kosmetikstudio XYZ“

Fazit: Warum ein KI-Telefonassistent für Kosmetikstudios unverzichtbar wird

✅ Effiziente Terminverwaltung – Kein Hin und Her am Telefon, Kunden buchen direkt.

✅ Sofortige Beratung – Anrufer erhalten sofort eine Empfehlung für passende Behandlungen.

✅ Automatische Erinnerungen – Weniger vergessene Termine, höhere Umsätze.

✅ 24/7-Erreichbarkeit – Kunden können jederzeit Termine buchen, auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Mit einem KI-Telefonassistenten sparst du Zeit, reduzierst Terminlücken und bietest deinen Kunden einen erstklassigen Service.

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