So profitieren Handwerksbetriebe von KI-Telefonassistenten

Handwerksbetriebe, insbesondere Schlüsseldienste, Sanitär- und Elektrofirmen, stehen vor einer großen Herausforderung: ständige Anrufe, Terminanfragen und Notfälle reißen Mitarbeiter aus ihrer Arbeit und führen zu ineffizienten Abläufen. Ein KI-Telefonassistent kann genau hier ansetzen, indem er diese Routineaufgaben übernimmt und das Team entlastet.

Mit einem KI-Telefonassistenten für Handwerker kannst du:

✅ Auftragsannahmen automatisieren

✅ Notfälle priorisieren und Kosten schätzen

✅ Termine für weniger dringende Anliegen direkt buchen

✅ Mitarbeiter sofort über neue Aufträge informieren

📺 Falls du eine interaktive Anleitung möchtest, sieh dir unser YouTube-Tutorial an: KI-Telefonassistent für Handwerker einrichten

Die drei Hauptkomponenten eines KI-Telefonassistenten

Ein KI-Telefonassistent für Handwerker benötigt drei zentrale Elemente:

1. Prompt – Definiert, wie sich die KI verhält und auf Anfragen reagiert.

2. Knowledge Base (Wissensdatenbank) – Enthält wichtige Informationen zu Preisen, Dienstleistungen und Abläufen.

3. Funktionen (API-Integrationen) – Ermöglichen die Interaktion mit Systemen wie Google Maps für Anfahrtszeiten, Cal.com für Terminbuchungen und Slack für interne Benachrichtigungen.

In den folgenden Schritten richten wir diese drei Komponenten in Retell AI ein.

Schritt 1: Wissensdatenbank mit Handwerker FAQs erstellen

Damit die KI fundierte Antworten geben kann, benötigt sie eine strukturierte Wissensdatenbank mit den wichtigsten Informationen zu deinem Betrieb:

• Welche Dienstleistungen werden angeboten?

• Welche Preise gelten für Notfalleinsätze und reguläre Aufträge?

• Wie sind die Öffnungszeiten?

• Gibt es bestimmte Voraussetzungen für Aufträge (z. B. Mindestpreise, Sonderkonditionen für Spezialschlösser)?

💡 Tipp: Erstelle eine Google Docs- oder Excel-Datei, in dem du alle relevanten Informationen sammelst.

Wissensdatenbank in Retell AI hochladen

1. Navigiere zu „Knowledge Base“ in Retell AI und klicke auf „Add New Knowledge Base“.

2. Lade deine Datei hoch oder verlinke deine Webseite, damit die KI immer aktuelle Informationen hat.

3. Speichere die Knowledge Base (Wissensdatenbank) – nun kann die KI auf diese Informationen zugreifen.

Schritt 2: Den perfekten Prompt für deinen KI-Assistenten entwickeln

Der Prompt bestimmt, wie die KI mit Anrufern interagiert. Er sollte klar definieren:

✔ Wie die KI Notfälle von regulären Anfragen unterscheidet

✔ Wie Kostenschätzungen erstellt werden

✔ Wie Termine gebucht und an Mitarbeiter weitergeleitet werden

1. Prompt mit OpenAI Prompt-Generator erstellen

Ein gut durchdachter Prompt kann die Qualität der Anrufbearbeitung erheblich verbessern.

Beispiel für einen Schlüsseldienst-Prompt:

„Du bist ein KI-Telefonassistent für den Schlüsseldienst XYZ. Deine Hauptaufgaben sind:

• Erfassung von Notfallanfragen und automatische Erstellung einer Kostenschätzung.

• Terminbuchung für nicht dringende Schlüsselanfertigungen über Cal.com.

• Benachrichtigung der Techniker über neue Aufträge per Slack.

• Beantwortung allgemeiner Fragen basierend auf der Knowledge Base.“

1. Erstelle den Prompt in OpenAI oder nutze unseren vorgefertigten Prompt aus dem YouTube-Video.

2. Füge ihn in Retell AI unter „Agent Settings“ ein und speichere die Änderungen.

Schritt 3: Auftragserfassung & Terminbuchung

1. Notfallaufträge automatisch erfassen & Techniker informieren

1. Webhook in Make.com erstellen

   • Öffne Make.com und erstelle einen Custom Webhook für Notfälle.

   • Kopiere die Webhook-URL und füge sie in Retell AI unter „Functions“ ein.

   • Nenne die Funktion „Notfallaufnahme“ und definiere, welche Daten erfasst werden:

     • Name des Anrufers

     • Adresse des Notfalls

     • Telefonnummer für Rückfragen

     • Angabe, ob es sich um ein Spezialschloss handelt

2. Kostenschätzung automatisch berechnen

   • Verwende den Google Maps API Connector in Make.com, um die Anfahrtszeit zu berechnen.

   • Erstelle eine Formel, die den Preis basierend auf Fixkosten, Anfahrtszeit und Spezialzuschlägen berechnet.

3. Techniker in Echtzeit benachrichtigen

   • Erstelle eine Slack- oder E-Mail-Benachrichtigung mit allen Auftragsdetails.

2. Terminbuchung für Schlüsselanfertigungen mit Cal.com

1. Cal.com API mit Retell AI verbinden

   • Erstelle in Cal.com ein Event für Terminbuchungen.

   • Kopiere die Event-Type-ID und den API-Schlüssel.

2. Terminverfügbarkeit prüfen

   • In Retell AI unter „Functions“ eine Funktion für „Check Calendar Availability“ hinzufügen.

   • API-Schlüssel und Event-Type-ID von Cal.com eingeben.

3. Terminbuchung aktivieren

   • Eine zweite Funktion für „Book Appointment“ erstellen und mit Cal.com verbinden.

   • So kann die KI direkt Termine buchen und Bestätigungen versenden.

Testlauf: Funktioniert der KI-Telefonassistent in der Praxis?

1. Notfallanruf bei einem Schlüsseldienst

📞 Anrufer: „Guten Tag, ich habe mich ausgesperrt. Können Sie mir helfen?“

🤖 KI-Assistent: „Natürlich kann ich helfen. Ich benötige einige Informationen: Ihre Adresse, Telefonnummer und ob es sich um ein Spezialschloss handelt.“

📞 Anrufer: „Meine Adresse ist Musterstraße 1 in Berlin, Telefonnummer 0176-1234567. Nein, es ist kein Spezialschloss.“

🤖 KI-Assistent: „Vielen Dank. Ich berechne die Kosten... Ihre Notöffnung kostet voraussichtlich 120 €. Ein Techniker wurde benachrichtigt und ist in 15 Minuten bei Ihnen.“

📩 Ergebnis: Der Auftrag wird automatisch in Slack gemeldet, und der Techniker kann direkt losfahren.

2. Terminbuchung für eine Schlüsselanfertigung

📞 Anrufer: „Ich brauche eine Kopie meines Wohnungsschlüssels.“

🤖 KI-Assistent: „Kein Problem. Wann möchten Sie vorbeikommen? Verfügbare Zeiten sind Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr.“

📞 Anrufer: „Geht es am Mittwoch um 14 Uhr?“

🤖 KI-Assistent: „Ja, ich habe den Termin für Sie gebucht. Sie erhalten gleich eine Bestätigung per E-Mail.“

📩 Ergebnis: Termin ist direkt in Cal.com eingetragen.

Fazit: Warum ein KI-Telefonassistent für Handwerker unverzichtbar wird

✅ Sofortige Notfallbearbeitung – Keine Wartezeiten, Techniker werden direkt benachrichtigt.

✅ Automatische Kostenschätzungen – Klare Preise für Kunden, ohne manuelles Nachrechnen.

✅ Effiziente Terminverwaltung – Kein Hin und Her am Telefon, Kunden buchen direkt.

✅ 24/7-Erreichbarkeit – Auch außerhalb der Geschäftszeiten bleibt dein Unternehmen verfügbar.

Mit einem KI-Telefonassistenten sparst du Zeit, reduzierst die Belastung deines Teams und sorgst für eine bessere Kundenerfahrung.

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