Warum Steuerberater dringend Automatisierungen brauchen

Die Steuerberatung ist eine der am stärksten vom Fachkräftemangel betroffenen Branchen in Deutschland. Gleichzeitig steigt die Anzahl der Anfragen, die Kanzleien täglich bewältigen müssen. Anrufe mit immer wieder denselben Fragen, manuelle Terminvereinbarungen und die Aufnahme von Neukunden kosten wertvolle Zeit, die eigentlich für die steuerliche Beratung genutzt werden sollte.

Ein KI-Telefonassistent kann genau hier ansetzen, indem er wiederkehrende Routineaufgaben automatisiert und das Team entlastet. So können Mandanten rund um die Uhr Unterstützung erhalten, ohne dass ein Mitarbeiter ans Telefon gehen muss.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen KI-Telefonassistenten für deine Steuerkanzlei entwickelst, damit er:

✅ Termine automatisch über Cal.com vereinbart

✅ Allgemeine Fragen zu Leistungen und Gebühren beantwortet

✅ Neue Mandanten qualifiziert und Kontaktdaten erfasst

📺 Falls du eine interaktive Anleitung möchtest, schau dir unser YouTube-Tutorial an: KI-Telefonassistent für Steuerberater entwickeln

Die drei Hauptkomponenten eines KI-Telefonassistenten

Ein leistungsfähiger KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien benötigt drei zentrale Elemente:

1. Prompt – Legt fest, wie sich die KI verhält und in welchen Situationen welche Antworten gegeben werden.

2. Knowledge Base (Wissensdatenbank) – Enthält alle relevanten Informationen über die Kanzlei, um Fragen zu beantworten.

3. Funktionen (API-Integrationen) – Ermöglichen die Interaktion mit Systemen wie Cal.com für Terminbuchungen oder CRM-Systemen zur Lead-Erfassung.

In den nächsten Schritten richten wir diese drei Komponenten in Retell AI ein.

Schritt 1: Wissensdatenbank mit Steuerberatungs-FAQs erstellen

Damit die KI fundierte Antworten geben kann, benötigt sie Zugriff auf eine strukturierte Wissensdatenbank.

1. Dokument mit häufigen Fragen erstellen

Erstelle eine Google Docs- oder Excel-Datei mit den wichtigsten Informationen zu deiner Kanzlei:

• Welche Dienstleistungen werden angeboten?

• Was sind die üblichen Gebühren?

• Welche Steuerberater sind für welche Bereiche zuständig?

• Wie sind die Öffnungszeiten?

💡 Tipp: Je detaillierter das Dokument, desto besser kann die KI Fragen beantworten.

2. Wissensdatenbank in Retell AI hochladen

1. Navigiere in Retell AI zu Knowledge Base > Add New Knowledge Base.

2. Lade das erstellte Dokument hoch oder verknüpfe direkt deine Webseite.

3. Speichere die Knowledge Base – nun hat die KI Zugriff auf alle wichtigen Infos.

Schritt 2: Den perfekten Prompt für deinen KI-Assistenten entwickeln

Ein guter Prompt definiert, wie sich der KI-Telefonassistent verhalten soll. Er muss genau festlegen:

✔ Wie die KI Mandanten begrüßt

✔ Welche Fragen gestellt werden

✔ Wie Termine gebucht oder Leads aufgenommen werden

1. Prompt mit OpenAI Prompt-Generator erstellen

Um den perfekten Prompt zu generieren, kannst du den kostenlosen Prompt-Generator von OpenAI nutzen.

Beispiel für einen Steuerberater-Prompt:

„Du bist ein KI-Telefonassistent der Steuerberatungskanzlei Kaiser & Partner. Deine Hauptaufgaben sind:

• Automatische Terminvereinbarung über Cal.com.

• Beantwortung allgemeiner Fragen basierend auf der Knowledge Base.

• Aufnahme von Kontaktdaten neuer Kunden zur Weiterleitung an das Kanzlei-Team.“

1. Kopiere diesen Prompt in OpenAI und lasse ihn optimieren.

2. Füge den fertigen Prompt in Retell AI unter "Agent Settings" ein.

3. Speichere die Änderungen.

Schritt 3: Terminbuchung & Mandanten-Erfassung

Die KI muss mit externen Systemen interagieren, um Termine zu buchen und Leads zu erfassen.

1. Automatische Terminbuchung mit Cal.com verbinden

1. Öffne Cal.com und kopiere die Event-Type-ID deiner Steuerkanzlei.

2. Gehe in Retell AI auf Functions > Add Function und erstelle eine Funktion für „Check Calendar Availability“.

3. Füge den API-Schlüssel von Cal.com hinzu.

4. Wiederhole den Vorgang für „Book Appointment“, damit die KI direkt Termine buchen kann.

2. Neue Mandanten automatisch erfassen & weiterleiten

1. Erstelle in Make.com einen Webhook für neue Leads.

2. Füge in Retell AI eine neue Custom Function „Collect Leads“ hinzu.

3. Verbinde den Webhook mit Slack oder deinem CRM (z. B. HubSpot, Salesforce), damit die Daten automatisch weitergeleitet werden.

4. Speichere die Einstellungen und aktiviere die Funktion.

Testlauf: Wie funktioniert der KI-Telefonassistent in der Praxis?

Nun testen wir den Assistenten mit zwei Szenarien:

1. Neukunden-Anruf

📞 Anrufer: „Guten Tag, ich suche einen Steuerberater für meinen Jahresabschluss. Können Sie mir weiterhelfen?“

🤖 KI-Assistent: „Guten Tag! Unsere Kanzlei bietet umfassende Unterstützung für Unternehmen und Selbstständige. Darf ich Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen aufnehmen? Ein Mitarbeiter wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen.“

📞 Anrufer: „Ja, gerne. Mein Name ist Peter Lustig von der Lustig GmbH.“

📩 Ergebnis: Die KI erfasst automatisch die Daten und sendet eine Nachricht an das Vertriebsteam.

2. Terminbuchung für einen bestehenden Mandanten

📞 Mandant: „Hallo, ich bin Linus Meister. Ich habe nächste Woche einen Termin bei Herrn Kaiser. Können Sie mir die Details bestätigen?“

🤖 KI-Assistent: „Guten Tag Herr Meister, ich prüfe die Verfügbarkeit... Ihr Termin ist für den 28. Januar um 13:00 Uhr gebucht. Soll ich Ihnen eine Bestätigung per E-Mail senden?“

📞 Mandant: „Ja, bitte an max.mustermann@outlook.de.“

📩 Ergebnis: Der Termin wird bestätigt und eine E-Mail automatisch versendet.

Fazit: So spart ein KI-Telefonassistent Zeit & Ressourcen in der Steuerberatung

✅ Weniger Unterbrechungen durch Anrufe – Mandanten erhalten sofort eine Antwort.

✅ Automatische Terminvereinbarung ohne manuelle Abstimmung.

✅ Erfassung und Weiterleitung von Neukundenanfragen direkt ins CRM.

✅ Rund um die Uhr verfügbar, keine Engpässe mehr in Stoßzeiten.

Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Steuerkanzleien effizienter arbeiten, Kosten senken und ihren Kundenservice verbessern.

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